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“一個辦法”,解決水務企業采購管理“三大難題”
發表于2021-05-31 9:51:32  閱讀()  文章來源:卓斯瑞咨詢

水務企業采購問題一直是企業管理中的“頑疾”之一。例如,監督制約機制不健全,尤其是在工程招投標、勞務外包、物資采購、資金收付等重點領域;采購執行不規范,尤其是在詢價、驗收等環節。采購問題之所以被稱之“頑疾”,主要有以下“三大難題”:

難題一:有規定,仍“無法可依”

國家有兩部法律法規《政府采購法》和《中華人民共和國招標投標法》為企業采購提供法律依據和參考,且許多水務企業也建立了采購方面的管理規定。但是國家法律只是具有普適性,卻無法解決水務企業遇到的具體采購問題;而較多水務企業采購管理制度往往較為局限、不完善,缺乏與國家法律的深度結合,采購執行常出現“無法可依”的局面。

難題二:有監督、制衡,但效率低

水務企業在采購活動中多數沒有做到事前多部門參與、事中監督、事后控制,采購決策由主要領導簽字,風險都由領導承擔。采購申請往往需要經過多個部門及公司高層的審批,發揮監督、制衡的作用,卻在繁瑣的審批過程中浪費了大量時間,大大降低了采購的效率。

難題三:有管理,卻混亂

水務企業采購管理仍處于粗放管理模式,采購職責混亂,人人都是采購員;采購流程混亂,無法確定審批人,有的企業管理者“抓大不放小”,有的直接“放任不管”;采購方式單一,能直采就直采;采購驗收隨意,只要送到倉庫就算交貨;供應商管理缺失,采購質量無法保證。采購管理“茫無頭緒”,且“剪不斷,理還亂”。

針對以上問題,卓斯瑞提出“一個辦法”,即采購管理辦法,基于《政府采購法》和《中華人民共和國招標投標法》,結合多年水務企業咨詢經驗,參考卓斯瑞水務數據庫,針對以上采購管理難題,制定出符合水務企業采購管理需要的管理辦法。“一個辦法”提供以下破解途徑:

一、組建采購委員會

采購不是一個人、一個部門或者企業最高領導決定的,而是采購委員會成員共同討論決定。采購委員會一般由企業高層領導、采購部門負責人、財務部門負責人、監察審計部門負責人等組成,主要職責有負責采購的指導、協調工作,并對重要問題進行集體決策,以及決定采購中特殊情況的處置辦法。

二、明確采購職責

在采購職責方面,最突出是明確“集約采購or分散采購”。分散采購即采購職責分散到幾個部門,每個采購職能部門開展專業領域采購,分散采購風險。目前許多水司采用分散采購,例如工程由工程管理部門負責,水表、設備采購由相關技術部門負責,其他采購由采購部門負責。

集約采購即采購統籌,減少人力浪費,規范采購行為,避免各自為政,提高采購效率,是管理水平提升的必要步驟。且隨著水務企業區域化、集團化的發展趨勢,對采購職責集中的需求越來越明顯,集約采購也將被越來越多的水司采用。

不論是集約采購,還是分散采購,均有其存在的必要性,適應企業發展的不同階段及實際情況。只要明確采購職責由哪個/哪些部門承接,劃分采購權限,梳理采購流程,均可正常開展采購工作。圖片

三、明確采購規則

采購部門負責制定采購規則。在采購執行過程中,不論采用哪種采購方式、由哪個部門執行采購,都要嚴格按照采購規則執行。

例如采購方式的選擇,一般企業采購方式分為招標采購和非招標采購兩大類。招標采購包含:公開招標和邀請招標2種方式;非招標采購包含:競爭性磋商、競爭性談判、單一來源、詢價、直接采購5種方式。

以上7種采購方式,均可根據采購金額大小、采購需求性質、采購需求急切程度、成本等因素,選擇合適的采購方式進行采購。例如國家現行規定“421”(即工程400萬以上,貨物200萬以上,服務100萬以上)需招投標,當然,水務企業在嚴格執行國家規定的基礎上,采購金額不足“421”時也可選擇招投標方式。

四、把關采購驗收

驗收環節是監督的環節,也是檢查的環節。采購部門不獨自驗收,最好組織使用部門共同驗收,尤其是重大采購。采購部門只能核對貨物品牌、外觀包裝、型號規格、技術參數、數量、《合格證》《送貨單》等外在因素,無法從專業使用角度做出判斷,需要使用、熟悉貨物的部門參與驗收,共同做驗收決定。

五、注重供應商管理

供應商管理是采購管理的重要環節,關系到采購成功、順利與否。供應商管理應實行動態管理,主要包含供應商準入、供應商管理、供應商年度評價、供應商退出四個環節。

供應商準入是“第一道關鍵門”,有些水務企業采用嚴格的招投標方式引入供應商。在這個環節,需嚴格制定供應商入庫標準,必要時進行實地考察,由采購委員會共同決定合格供應商名單。在日常管理過程中,及時關注供應商異常情況,作為年度評價的依據。每年年初舉行一次供應商年度評價,從品質、服務、交期、價格等方面多部門、多維度評價,評價不合格則要求退出。

采購是水務企業管理的關鍵,制度易制定,辦法能解決,關鍵在于企業管理者的改善決心、重視程度、執行力度,則一切問題不是問題,“一個辦法”足矣。

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